Die Bundesregierung hat einen Gesetzentwurf beschlossen, der einen weitreichenden Umstieg auf digitale Kassenbons vorsieht. Ab 2028 soll der elektronische Beleg zum Standard werden, während Kunden einen Papierbon weiterhin ausdrücklich verlangen können. Gleichzeitig will die Bundesregierung die Nutzung elektronischer Kassensysteme ausweiten. Schreibt bankrecht-ratgeber mit Bezug auf tagesschau.
So soll sich die Bon-Ausgabe ab 2028 ändern
Der Gesetzentwurf sieht eine Abkehr von der bisherigen Praxis vor, bei der Händler Kassenbons häufig ausdrucken – unabhängig davon, ob Kunden diese tatsächlich benötigen.
Künftig soll der digitale Beleg die Standardlösung sein. Er könnte beispielsweise über einen QR-Code bereitgestellt oder auf anderem elektronischem Weg übermittelt werden. Verbraucher sollen jedoch nicht verpflichtet sein, einen digitalen Kassenbon anzunehmen.
Wer weiterhin einen klassischen Papierbeleg benötigt, soll diesen direkt an der Kasse verlangen können.
Die Bundesregierung erwartet von der Neuregelung einen geringeren Papierverbrauch und weniger Verwaltungsaufwand für Unternehmen. Gleichzeitig soll damit die seit 2020 geltende Bonpflicht in ihrer bisherigen Form verändert werden.
Elektronische Kassensysteme werden für einen Teil der Unternehmen Pflicht
Die Reform betrifft nicht nur die Form des Kassenbons. Die Bundesregierung will zugleich den Einsatz elektronischer Systeme zur Erfassung von Umsätzen ausweiten.
Ab 2028 sollen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro verpflichtet werden, elektronische Aufzeichnungssysteme für ihre Verkäufe einzusetzen. Für kleinere Betriebe sind Ausnahmen vorgesehen.
Von der neuen Vorgabe sollen insbesondere Unternehmen ausgenommen werden, deren jährlicher Barumsatz weniger als 12.000 Euro beträgt.
Weitere Ausnahmen könnten durch zusätzliche Regelungen festgelegt werden. Diese könnten beispielsweise bestimmte Verkaufsmodelle in der Landwirtschaft betreffen, bei denen Selbstbedienungskassen eingesetzt werden. Dazu gehören etwa Angebote, bei denen Kunden landwirtschaftliche Produkte selbst ernten und anschließend ohne klassische Kasse bezahlen.
Bundesregierung will Kontrolle von Bareinnahmen verbessern
Ein wichtiger Bestandteil der Reform ist die Bekämpfung nicht erfasster Umsätze und möglicher Steuerhinterziehung.
Moderne elektronische Kassensysteme sind in Deutschland bereits weit verbreitet. Dennoch gibt es weiterhin rund 115.000 sogenannte offene Ladenkassen. Bei diesem System werden Einnahmen teilweise manuell erfasst.
Die Bundesregierung will deshalb den Anteil der Geschäftsvorgänge erhöhen, die automatisch über elektronische Systeme dokumentiert werden. Nach den Plänen des Bundesfinanzministeriums soll dadurch die Erfassung von Umsätzen transparenter und die steuerliche Kontrolle erleichtert werden.
Bundesfinanzminister Lars Klingbeil erklärte, mit der Reform solle sowohl der bürokratische Aufwand reduziert als auch Steuerbetrug erschwert werden.
Digitaler Kassenbon soll per QR-Code verfügbar sein
Für Verbraucher dürfte vor allem die neue Form der Belegausgabe sichtbar werden. Statt eines ausgedruckten Papierbons könnten Geschäfte künftig eine digitale Quittung bereitstellen.
Eine Möglichkeit ist ein QR-Code, den Kunden mit ihrem Smartphone scannen können. Daneben sind weitere elektronische Übertragungswege möglich.
Digitale Belege lassen sich zudem einfacher speichern und später wieder aufrufen. Das kann insbesondere bei Produkten relevant sein, für die der Kaufbeleg für Garantieansprüche, Rückgaben oder als Kaufnachweis benötigt wird.
Für Unternehmen bedeutet die Umstellung allerdings technischen Anpassungsbedarf. Kassensysteme müssen entsprechend vorbereitet werden, außerdem sind einheitliche technische Vorgaben für die Übermittlung und Speicherung digitaler Belege erforderlich.
Einzelhandel warnt vor zusätzlichen Kosten
Vertreter des deutschen Einzelhandels sehen den geplanten Wechsel kritisch. Aus ihrer Sicht reicht es nicht aus, Papierbons lediglich durch verpflichtende elektronische Belege zu ersetzen, wenn gleichzeitig neue technische und finanzielle Belastungen entstehen.
Stefan Genth, Hauptgeschäftsführer des Handelsverbands Deutschland (HDE), verwies auf mögliche Investitionskosten für Unternehmen bei der Einführung entsprechender Systeme.
Besonders aufwendig könnte die Verarbeitung umfangreicher Kassenbons sein. Bei größeren Einkäufen können die enthaltenen Datenmengen zu groß sein, um sie vollständig direkt in einem QR-Code zu speichern.
Eine mögliche Lösung besteht darin, den digitalen Kassenbon auf einem Server abzulegen. Der QR-Code enthält dann lediglich einen Link, über den Kunden ihren Beleg abrufen können. Eine weitere Möglichkeit sind eigene Kunden-Apps der Händler.
Solche Systeme werden teilweise bereits eingesetzt. Eine flächendeckende Einführung könnte jedoch zusätzliche Investitionen und eine Erweiterung der bestehenden technischen Infrastruktur erforderlich machen.
Papierbons verschwinden nicht vollständig
Die geplante Reform sieht kein vollständiges Verbot von Papierbelegen vor. Kunden sollen weiterhin die Möglichkeit haben, einen ausgedruckten Kassenbon zu verlangen.
Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass die Papierversion künftig nicht mehr automatisch bei jedem Einkauf ausgegeben werden soll. Wird der Gesetzentwurf im weiteren Gesetzgebungsverfahren ohne wesentliche Änderungen verabschiedet, sollen die neuen Regeln ab 2028 gelten.
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